Transformación digital en tiempos de COVID-19

Hablar de transformación digital es hablar de progreso. Es hablar de los avances que han venido surgiendo desde la Revolución Industrial que dio lugar en la segunda mitad del siglo XVIII. Actualmente, prácticamente todas las empresas forman parte del progreso tecnológico, sin embargo, hay quienes se encuentran rezagados.

En las últimas semanas hemos asistido a una aceleración forzosa sin precedentes de la transformación digital debido a la excepcional situación en la que nos ha colocado la enfermedad Covid-19 causada por el virus SARS-CoV-2.

Es posible que en las últimas semanas hayamos avanzado lo que en una situación normal hubiésemos tardado unos 4 años.

A continuación, veamos porqué es tan importante la evolución tecnológica en las empresas y algunos ejemplos básicos.

Qué es la transformación digital

La transformación digital es el paso que se produce mediante el cual las empresas remplazan los procesos antiguos y obsoletos por algunos tecnologías digitales y con mayor eficiencia que permite automatizar muchos procesos.

Actualmente, la transformación digital se puede aplicar a cualquiera de las áreas empresariales, incluyendo atención al cliente, producción y ventas. En este sentido hay una serie de tecnologías básicas que son importantes para que las empresas avancen en la digitalización:

  • Las bases de datos son básicas para las empresas, permiten almacenar información útil como datos de los clientes, inventario e incluso información sobre las ventas. Representan las bases del almacenamiento tecnológico. Hoy en día existe la profesión de experto en Big Data  & Business Analytics, existiendo una gran demanda por parte de las empresas de este tipo de profesionales.
  • El almacenamiento en la nube permite una mayor seguridad en la guarda y custodia de los datos de las empresas y tiene el valor añadido de que se puede acceder a los datos almacenados desde cualquier lugar del mundo. En este sentido también permite la integración de las bases de datos con distintas herramientas comos CRMs, ERPs… de los que hablaremos más adelante.
  • La inteligencia Artificial (IA) cada vez es más accesible y representa parte de las estrategias de marketing, ventas, desarrollo y atención al cliente. Es un error no incluir este tipo de tecnologías dentro de una compañía.Aunque podamos pensar que la inteligencia artificial es solo para grandes presupuestos, nada más alejado de la realidad, la inteligencia artificial se aplica a multitud de herramientas, ahora, a modo de ejemplo mencionaré las relacionadas con el envío de e-mails masivos que incorporan IA que permite automatizar correos en función de determinados parámetros como el que se haya abierto o no un correo, que se haya hecho clic en un enlace…
  • Las Redes sociales se alzan como la mejor manera de interactuar con tu público. Son muchas las aplicaciones que se les pueden dar a las redes sociales, desde un mero vehículo de comunicación de promociones a usos más complejos como un departamento de atención al cliente.
  • En el mercado existen multitud de herramientas con las que trabajar en equipo y digitalizar los procesos y de ellos hablaremos en un apartado más adelante, pero a modo de ejemplo podemos mencionar el CRM para gestión de ventas, el ERP para gestión de procesos y recursos humanos. Tampoco podemos olvidar otras herramientas muy útiles para el día a día como son aquellas que nos sirven para gestionar y repartir el trabajo, las que nos permiten hacer videoconferencias, igual de importante son las herramientas que nos permiten crear, gestionar y compartir documentos…

Importancia de la transformación digital en las empresas

Hay una serie de ventajas que ofrece la transformación digital frente a los procesos obsoletos:

  • Velocidad y precisión de análisis y procesamiento de datos. Haces lo mismo, pero en menos tiempo y con total fiabilidad.
  • Facilidad de uso. Los sistemas y tecnologías cada vez son más intuitivos y fáciles de utilizar, además, incluyen una buena documentación.
  • Automatización de procesos. Puedes centrarte en lo más importante y dejar los procesos repetitivos a un lado ahorrándote mucho tiempo.
  • Reducción de costes que influirán en el precio final de tus productos o servicios, haciéndote más competitivo.
  • Análisis del mercado de forma más sencilla gracias a herramientas de diferentes campos.

Proceso de digitalización de una empresa

Ya tengas una empresa en funcionamiento o vayas a comenzar una actividad desde cero no podemos darle la espalda a la transformación digital, por ello es necesario contar con una estrategia completa de digitalización que nos permita teletrabajar desde cualquier punto del mundo, aumentar nuestra eficiencia productiva y mejorar procesos.

 

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Digitalizar una empresa es un proceso realmente sencillo que no requiere de una gran inversión además como contraprestación te permitirá un aumento significativo de tu facturación.

Por supuesto cuanto más grande sea tu empresa mayor será el importe que deberá invertir en la transformación digital de la misma, pero vayamos por partes.

Lo que toda empresa debe tener si o sí para triunfar en los negocios, y que se da por hecho que ya lo tienes es:

  • Una página web
  • Un e-mail general de la empresa y una cuenta de correo para cada uno de los empleados
  • Un número de teléfono en el que contactar con la empresa
  • Una dirección postal ( no siempre abierta al público pero si para recibir correspondencia entre otros…).

Una vez que contamos con los elementos anteriormente descritos es hora de subir el listón y contar con algunas herramientas básicas con las que gestionar nuestro negocio.

  • Una herramienta on-line con el que crear, gestionar y compartir documentos en la nube como pueden ser Google Drive, Office 360 de Microsoft.
  • Una herramienta con la que gestionar proyectos y tareas como pueda ser Trello, Slak, Asana…
  • Una herramienta para envíos masivos de e-mail como puedan ser Milchimp, Mailrelay, Active Campaign…

Llegados a este punto debemos ser un poco más ambiciosos y contar con otras herramientas de gran utilidad como son:

  • CRM para gestión de ventas y clientes. Un CRM te va a facilitar mucho los procesos de venta al permitirte tener todos los datos e interacciones con tus leads. En el mercado existen multitud de CRMs, algunos genéricos como Zoho que además incorpora multitud de herramientas adicionales llegando a permitir gestionar absolutamente todo tu negocio y otros CRMs específicos para gestionar clientes de negocios concretos como pueda ser una peluquería o una clínica estética.
  • ERP que a diferencia del anterior te permite gestionar procesos completos, desde la facturación a los recursos humanos.

Por el camino podemos incorporar otras herramientas de utilidad como pueden ser

  • Herramientas en la nube para gestión de facturas, cobros, contabilidad…
  • Supply Chain Finance que permite convertir facturas en dinero, gestión de la propuesta de pronto pago, del descuento dinámico, de la financiación y del pago final…

¿Comenzamos? Ya hemos mencionado muy brevemente las herramientas y procesos con los que debe contar una empresa para su transformación digital, ahora vamos a ahondar un poco más.

Transformación digital, ¿es necesario tener una página web?

Si tienes una empresa o prestas algún servicio te será muy útil llegar a tener mayor publicidad y atender una gran cantidad de clientes, por eso tal vez te preguntes ¿Es necesario tener una página web? Veamos alguna de las razones y aspecto importante por lo que es necesaria una web.

Motivación para obtener una página web

Gracias al avance de la tecnología, las páginas web se han convertido en un aspecto importante de muchas empresas. Este es el lugar donde las personas pueden conocer lo que haces, lo que has hecho y lo que quieres hacer.
Si tienes una empresa de venta de productos o servicios, te será muy útil llegar a una mayor clientela mediante una página web que además te permitirá automatizar procesos de ventas, captación de nuevos leads, pagos seguros on-line… entre otras muchas ventajas.

Sin importar tu tipo de empresa, sea pequeña o grande es necesario entrar al mercado global de las páginas web.
Si aún no estás convencido, entonces debes conocer los aspectos más importantes por lo que debes tener una página web para tu empresa, producto o servicio.

Aspectos importantes de las paginas web

Quizá la mayor ventaja de tener una página web sea la visibilidad que esta te da, hoy en día si no estás en Internet no existes. Cuando la gente necesita un producto o servicio acostumbra a buscar por dos vías, o bien por las tradicionales referencias o bien acuden a un buscador. En cualquier caso, para ambas opciones es muy necesario contar con una web completa y profesional. Las personas están acostumbradas a buscarlo todo por internet y si estás presente allí potenciarás tu negocio.

El mundo on-line y las redes sociales permite que se conozcan los negocios y productos que necesita la gente. Además como hemos mencionado anteriormente, contar con una página web te permitirá automatizar muchos procesos e incluso conseguir ventas de forma automática.

La página web es tu catálogo de productos o servicios, es tu imagen y la vía principal con la que comunicar de forma oficial tu actividad.

Otra gran ventaja que te brinda el contar con una página web es la ampliación del mercado y la internacionalización de tu actividad. Gracias a que en Internet es una gran ventana al mundo podrás llegar a muchos lugares donde una publicidad más limitada no podría llegar. Además, colocando métodos de pago variados podrás recibir clientela de cualquier parte del mundo.

Del mismo modo, una página web te permitirá contar con un mayor número de ventas al darte a conocer a una mayor cantidad de potenciales clientes, tu negocio surgirá e incrementarán la venta de tus servicios o productos lo que te
potenciarán en ganancias.

Otra gran ventaja de contar con una página web es que puede proporcionarte clientes recurrentes, que vengan una y otra vez a comprarte. Los clientes siempre van a recurrir a la comodidad de tu página web para adquirir el servicio o producto que estás ofreciendo.

Una página web es una excelente forma de crear competencia ante otros negocios parecidos al tuyo. Podrás posicionarte rápidamente en el mercado y si haces bien tu trabajo te convertirás en uno de los mejores.

Las páginas web son fácil de actualizar y utilizarlo que te permitirá tener todo actualizado para que tus clientes puedan contar con toda la información a cualquier hora del día en cualquier lugar del mundo y con acceso desde cualquier dispositivo.

Es muy evidente que hoy en día toda empresa debe actualizarse con una página web. Conoce todo lo que necesita para crear una página, y empieza a hacerlo ahora para que puedas convertirte en uno de los mejores y dar publicidad a tu negocio, servicio o producto. No tendrás que invertir una fortuna y generarás mayor ganancia.

Herramientas con las que crear, gestionar y compartir documentos en la nube.

Antiguamente todos usábamos herramientas off-line instaladas en nuestro PC como era el archiconocido Office de Microsoft y su word, su office y su powerpoint.

 

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Hoy en día podemos seguir trabajando con estas herramientas pero en la nube, lo que nos permite unas ventajas añadidas como que dos o más personas pueden trabajar sobre el documento al mismo tiempo desde distintos lugares del mundo. Además estas herramientas cuentan con control de versiones por si necesitamos recuperar o consultar una versión anterior.

Las herramientas más conocidas hoy en día son Microsoft Office 360 y la suite de Google Drive.

Gestión de proyectos y tareas para la transformación digital

Para la gestión de nuestros proyectos y tareas existen una multitud de herramientas en el mercado, muchas de ellas gratuitas y otras de pago.

Este es un tema realmente interesante y que puede marcar la diferencia en la productividad de nuestra empresa, por lo que voy a profundizar un poco.

Gestión de proyectos, Scrum VS Kanban

A la hora de gestionar proyectos y tareas es muy importante su visualización, funcionalidad y potencia, en este sentido destacan dos «tendencias», Scrum y Kanban.

Estas herramientas visuales ayudan a identificar el estado y el progreso de una tarea sobre un proyecto realizado en un momento.
Se identifica en forma de tablero y se pueden utilizar muchas formas en función del proyecto el cual se quiera desarrollar. Esta gestión de proyectos es muy útil ya que puede agilizar muchos procesos y mejorar la forma de elaborar un proyecto.

Por eso veamos lo detalle que se pueden obtener puntualmente con estos métodos

Detalles de la gestión de proyectos

  • Se destacan las características principales del proyecto asignado.
  • Al utilizar kanban, se obtienen la aplicación de los principios de Lean.
  • Ayuda a detectar lo antes posible las cosas inútiles y se eliminan o se simplifica.
  • Te permite optimizar el tiempo utilizado y te ayuda completar una tarea en un tiempo determinado.
  • Con estos métodos solo se realizan las actividades cuando se necesitan sin perder tiempo.
  • Esta gestión de proyectos ayuda determinar las fases del mejor flujo de trabajo para tener una organización total.
  • Al utilizar un gestor de proyectos como éste tendrá un control visual del estado del proyecto.
  • Facilitará la forma de comunicación hacia las personas interesadas en el proyecto.

Las principales diferencias entre Scrum y Kanban son las siguientes:

  • En Scrum existen roles (Scrum Master, Scrum Owner…) mientras que en Kanban no existen roles.
  • En Scrum existen ciclos de tiempo fijo denominados Sprints, sin embargo en Kanban el tiempo es más flexible y continuo.
  • En Scrum se limitan el número de tareas que se pueden estar desarrollando en paralelo, no así en Kanban que se limitan por la propia naturaleza del flujo de trabajo.
  • En Scrum no se pueden modificar las tareas una vez asignadas, como mucho se permite ampliar los plazos de entrega, esta limitación, como ocurre en los casos anteriores no existen en Kanban.
  • En Scrum las tareas tienen que completar un ciclo de Sprint, mientras que en Kanban las tareas se van arrastrando por el tablero y cambiando de estado.
  • En Scrum se mide todo lo que sea posible, velocidad de trabajo, velocidad de cada una de las tareas… en Kanban no se mide.

Lo que debes saber para triunfar con el email marketing

En el artículo de hoy no quiero profundizar en las técnicas de e-mail marketing ni en como captar leads, hoy solo vamos a hablar de las ventajas que tiene contar con una herramienta de estas características en nuestro negocio o empresa.

El email marketing es una herramienta de captación de clientes muy potentes y que a día de hoy sigue convirtiendo muy bien si se sabe utilizar.

El marketing por medio del correo electrónico sigue teniendo fuerza y presencia hoy en día, posiblemente sea una las mejores estrategias existentes para tu negocio. Esto se debe a que las personas usan más el correo electrónico que otras plataformas disponibles.

Hoy en día existen muchas formas de realizar marketing on-line (redes sociales, SEO y marketing de afiliación, video marketing, Ads…) pero no es motivo del artículo de hoy.

Herramientas de e-mail marketing

  • Mailchimp: posiblemente sea una de las más conocidas y completas que existan en el mercado, es una herramienta muy potente y flexible que te permitirá enviar correos masivos.
  • Mailrelay: también es muy buena herramienta, pero con menos prestaciones que en el caso anterior, su atractivo son los planes con los que cuenta y su versión gratuita que es muy potente.
  • Active Campaign: posiblemente sea la herramienta de e-mail marketing más potente y versatil del mercado. Permite muchas automatizaciones y flujos de trabajo.

Por supuesto existen infinidad de herramientas con las que enviar correos de forma masiva, en este artículo te he mencionado tres a modo de ejemplo.

 

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A continuación te doy algunos tips necesarios para triunfar con el e-mail marketing, aunque por supuesto, este es un tema que nos daría para escribir un libro.

  • En primer lugar, necesitas leads, por lo que deberás contar con formularios en tu web en los que captarlos, realizar campañas de marketing… las campañas deben ser atractivas para que las personas te cedan sus datos.
  • Si sabes un poco de ventas, ya habrás oído hablar del método AIDA en el que la primera tarea necesaria e imprescindible es ganar la atención de tu público, en este caso lo haremos mediante correos, así que debes hacer tu contenido lo más atractivo, claro e incentivo posible. Para ello debes poner un asunto que llame la atención y usar emoticonos, si el asunto no llama la atención no conseguirás que tus usuarios abran el correo. En este sentido el primer párrafo de tu contenido debe ser realmente atractivo ya que será determinante para que aquellos que hayan abierto el correo lo lean entero.
  • A la hora de confeccionar tus correos electrónicos debes tener en cuenta los dispositivos desde los cuales se van a leer (movil tablet o PC). Es muy recomendable a la hora de crear tus correos contar con un storytellin y centrarse en un tema concreto. No intentes vender cincuenta cosas distintas en un único correo ni pongas 20 enlaces a distintas partes de tu web.
  • Para que tu campaña de e-mail marketing sea efectiva deberás contar con una estrategia, deberás establecer el periodo que pasará entre correo y correo. Es muy recomendable que acostumbres a tu público a recibir un determinado número de correos a la semana (generalmente entre 1 y 3) y siempre los mismos días a las mismas horas.
  • Tener éxito en el marketing por correo electrónico también implica el uso de la segmentación y el análisis de los resultados para luego refinarlos. En este sentido, muchos de los proveedores de email marketing proporcionan el análisis de una forma
    gratuita. El análisis de correo es fundamental para ver si tus progresos son positivos o mirar lo que has hecho mal.
  • Para tener éxito en tus campañas de e-mai marketing es muy importante aporta contenidos de gran valor para tus lectores, si proporcionas calidad estarán deseando leer tu siguiente correo.
  • Debes cumplir con las promesas que haces en cuanto a los servicios que ofreces, sé lo más sincero con tus clientes y no te permitas promocionar un contenido falso.

CRM para gestión de ventas y clientes

Un CRM (en inglés Customer Relationship Management) es una solución de gestión de las relaciones con clientes, orientada normalmente a gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.

A través de tu CRM podrás gestionar el proceso mediante el cual un lead se convierte en cliente, apuntar cada vez que llamas o escribes a ese lead, que es lo que habláis… cuando finalmente se convierta en cliente podrás tener un control de los productos o servicios que te compra, la frecuencia con la que te compra, su carrito medio… la verdad es que hay CRMs muy flexibles y versátiles en el mercado, por lo que las tareas que podrás realizar con ellos son infinitas.

El CRM también te proporcionará nuevas oportunidades de venta al tener un control de tus potenciales clientes.

ERP para gestión de procesos

En toda transformación digital que se precie se necesita una herramienta para gestionar procesos, aquí podemos incluir desde la facturación de la empresa hasta la gestión de los recursos humanos.

El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”.

El ERP te permitirá entre otras cosas:

  • Automatización de procesos en la empresa.
  • Disponibilidad de amplia información de la empresa en una misma plataforma con control de acceso para los diferentes roles.
  • Emisión de informes sobre el estado de la empresa basada en IA.

Herramientas en la nube para gestión de facturas, cobros, contabilidad

Además de las herramientas ya mencionadas anteriormente existen en la red multitud de herramientas que nos permiten digitalizar en mayor o menor medida nuestra empresa en función de nuestras necesidades.

Podemos encontrar herramientas para llevar la contabilidad de nuestra empresa, herramientas para analizar las visitas y calidad de las mismas a nuestra web, herramientas para emisión y recepción de llamadas… entre otras muchas.

Lo bueno de estas herramientas es que suelen contar con diferentes planes en función de nuestras necesidades, y en la mayoría de los casos permite analizar la eficiencia de las mismas para implementar mejoras en su uso y procesos que permitan mejorar la productividad de la empresa.

 

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Conclusiones

Como puedes ver el proceso de transformación digital de la empresa es muy amplio y variado con multitud de herramientas.

Pero la transformación digital no consiste solo en incorporar herramientas digitales en nuestra empresa, va mucho más allá, se trata de un cambio cultural dentro de la empresa.

Si el proceso de digitalización de la empresa comienza al fundar la misma siempre será más fácil crear una cultura de uso de estas herramientas y procesos digitales, pero en cualquier caso, ahora es un buen momento para avanzar con la digitalización y transformación digital de tu empresa.

Sobre el autor

Santiago Vitola, emprendedor en serie, empresario y mentor de emprededores. Presidente y director general de N+E Business School (http://negociosyestrategia.com), presidente de FEPED (Foro de emprendedores y profesionales en las economías digitales, https://feped.org) y director general de EconomiaNews.es