Productividad y Gestión del tiempo

La productividad es una medida que sirve para calcular cuantos bienes o servicios por unidad de tiempo / trabajador producimos, o en otras palabras, nos sirve para medir la eficiencia de una persona que completa una tarea. Así pues la productividad y gestión del tiempo van íntimamente relacionada.

 

Evidentemente en la productividad no solo influye la gestión del tiempo, sino que tenemos que tener en cuenta también la tecnología y recursos a nuestra disposición.

 

La fórmula para calcular la productividad es el cociente entre producción obtenida y recursos utilizados.

 

Es incorrecto asumir que la productividad significa hacer más cosas cada día, muchas veces perdemos el tiempo en tareas y reuniones que no aportan nada a nuestro negocio. Por eso veremos más abajo algunas herramientas muy útiles para aprender a priorizar tareas.

 

La productividad consiste en lograr que las cosas importantes se hagan de manera constante, teniendo en cuenta que en realidad hay pocas cosas realmente importantes, el resto es ruido.

 

Para ser productivos hay que mantener una velocidad promedio constante en algunas cosas, no la velocidad máxima en todo. Si pones toda tu energía concentrada en una única tarea no te quedaran fuerza para las siguientes.

 

Una mayor productividad permite

  • Ahorro de costes: Una mayor productividad nos permitirá optimizar el proceso de producción (de productos o servicios) y prescindir de los recursos innecesarios.
  • Ahorro de tiempo: La optimización de los procesos de producción nos permite ahorrar tiempo que podremos dedicar a seguir mejorando y optimizando procesos.

 

Factores que influyen en la productividad

Como hemos visto en la introducción la productividad y gestión del tiempo van íntimamente relacionada, pero hay que tener en cuenta otros factores que son determinantes a la hora de aumentar la productividad:

 

  • Tecnología: como ya hemos visto, la tecnología empleada en la empresa es muy importante ya que permitirá aumentar la productividad y ahorrar recursos. Por ejemplo, antiguamente para fabricar coches se empleaba solo mano de obra humana, hoy en día una fábrica cuenta con cientos de brazos robotizados para cada uno de los procesos que se llevan a cabo para la fabricación de coches.
  • Digitalización: así como la tecnología es determinante, no es menos importante la digitalización de todos los procesos desde el marketing hasta la administración, pasando por las ventas o la logística.
  • Formación continua: las personas son el mayor activo con el que cuenta una empresa y hay que dotarles de las mejores herramientas y recursos a nuestra disposición. La formación continua garantiza que las personas cuenten con los últimos y más avanzados conocimientos en su sector, así cómo de otras herramientas que permitirán mejorar el trabajo en equipo, la inteligencia emocional o la proactividad entre otras.

 

Podríamos seguir enumerando factores determinantes para la productividad, sin embargo estos tres que hemos mencionado son los principales que debemos abordar.

 

¿Es importante la productividad?

El aumento de productividad es tan importante porque permite mejorar la calidad de vida de una sociedad, repercutiendo en los sueldos y la rentabilidad de los proyectos, lo que a su vez permite aumentar la inversión y el empleo.

 

Así pues, que un profesional aumente su productividad beneficia tanto a él/ella como a su familia, pero si se educa a la sociedad en general para el aumento de la productividad podremos construir una sociedad más eficiente con mejores servicios y menos impuestos.

 

Por lo tanto, el aumento continuo de la productividad es muy importante, pero por supuesto, siempre desde un punto de vista sano, sin perder de vista la ética y moral profesional.

 

Métodos y técnicas de gestión del tiempo

Como ya hemos visto ser más productivos nos permite ahorrar en recursos y contar con más tiempo para otras tareas. Así pues, la productividad va de la mano de la gestión del tiempo.

 

Si quieres profundizar sobre la gestión del tiempo te dejo este video


 

A continuación exploraremos algunas herramientas que nos ayudarán a gestionar mejor el tiempo que dedicamos a cada tarea:

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La Matriz Eisenhower

Seguro que más de una vez te has puesto con una tarea y te ha llegado un e-mail urgente y has entrado a buscar la documentación necesaria para resolver la petición de ese correo.

 

En dicha búsqueda has tenido que entrar al banco a por un extracto y te has acordado que tenías que pagar un recibo (casualmente también muy urgente) y te has puesto a ello pero de repente te ha entrado una llamada telefónica.

 

Tras la llamada telefónica te has dado cuenta de la hora que es y todavía no has redactado el informe que tienes que enviar por la tarde y te has puesto en ello, pero un compañero te interrumpe para que le busques una documentación que necesita para poder hacer una factura.

 

Al final, han pasado dos horas, tienes todo a medias, sin terminar y te empiezas a agobiar… y vuelta a empezar.

 

Por suerte está todo inventado y existe una matriz que te permite organizarte para que esto no te vuelva a ocurrir. Vamos a explorar la matriz Eisenhower.

 

La Matriz o Caja Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que te permite clasificar las tareas en base a su urgencia e importancia, también clarifica que tareas se pueden delegar o incluso eliminar.

 

A continuación os dejo un breve video muy interesante en el que explica esta matriz:

 


 

Su nombre como te habrás imaginado proviene de la persona que la inspiró, el expresidente estadounidense Dwight Eisenhower.

 

Gracias a esta matriz podrás dedicar tu tiempo a las cosas que realmente son importantes.

Mi consejo: escribe 3 tareas que quieras hacer en el día que sean importantes y asegúrate de que al final del día están tachadas.

 

Estrategia de «2 listas» de Warren Buffett

Warren Buffet es uno de los inversores de mayor calado del siglo XX, no en vano ha amasado una gran fortuna.

 

Cuentan que un día Buffet estaba viajando en su avión privado al lado de su piloto personal sobre los objetivos y metas profesionales del segundo.

 

Entonces Buffet le pidió a su piloto que hiciese una lista de las 25 metas que le gustaría alcanzar en los próximos años, después de un tiempo ya tenía la lista.

 

A continuación Warren Buffet le propuso que seleccionase cuales son las cinco metas de la lista que para él eran más importantes, unos minutos más tarde ya había elegido sus cinco objetivos prioritarios.

 

Ahora ya tenía dos listas, la primera con las 25 metas u objetivos que le gustaría alcanzar en los próximos años y la segunda con las 5 metas prioritarias.

 

Buffet le preguntó qué haría ahora con las dos listas, a lo que su piloto dijo que le daría prioridad a las 5 metas prioritarias y que de la otra lista haría lo que pudiese en su tiempo libre.

 

Entonces Buffet le dijo que eso era un tremendo error, que ahora se tenía que centrar exclusivamente en sus cinco metas, las otras 20 son su lista a evitar a toda costa hasta que haya tenido éxito en las 5 primeras metas.

 

El dicho popular dice que “el que mucho abarca poco aprieta”, el ser humano tiene un tiempo y una capacidad limitada para hacer muchas tareas a la vez. Si pones atención plena en una cosa no la puedes poner en otra.

 

Para que tus objetivos no se queden a medias céntrate primero en uno o dos y cuando hayas tenido éxito pasa al siguiente.

 

El Método Ivy Lee

Para ser más productivos es muy importante planificar y organizarse adecuadamente, es por eso que existen diversas herramientas para llevar esta tarea a cabo.

 

El Método Ivy Lee consiste en dedicar unos minutos todas las noches en realizar una lista con las 6 tareas más importantes que tienes que hacer al día siguiente.

 

Por la mañana el profesional se tiene que poner con la primera tarea sin distracciones y no puede pasar a la siguiente hasta que no haya terminado la anterior tarea.

 

Las ventajas de este método es que por la mañana ya sabes cuales son tus tareas importantes del día, por lo que no tienes que dedicar tiempo a organizarte.

 

También ayuda a terminar tareas ya que no podrás distraerte con la siguiente tarea hasta que no hayas terminado la anterior, por lo que te permitirá ser más productivo.

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Mi consejo: asegúrate de no tener distracciones, organiza tu tiempo para no tener que usar ni el móvil ni el e-mail durante las horas que estés desarrollando estas 6 tareas.

 

Rutina de 15 minutos que Anthony Trollope

Anthony Trollope era un escritor muy productivo que escribió más de 40 libros usando una técnica muy sencilla. Escribía en intervalos de 15 minutos durante 3 horas.

 

Como ya hemos visto a lo largo de este artículo priorizar tareas y comenzar por lo más importante es fundamental, ¿pero qué pasa cuando lo más importante es una tarea larga y tediosa?

 

Anthony Trollope desarrolló un sistema que no se basaba en cuantas páginas o capítulos escribía en un día, sino que dividió su tarea en periodos de 15 minutos.

 

Gracias a este sistema puede medir su productividad ya que es posible controlar cuantas palabras escribía en cada periodo de 15 minutos.

 

Este sistema también le facilitaba organizar sus plazos de entrega ya que sabía perfectamente cuántos periodos de 15 minutos iba a necesitar para finalizar cada libro.

 

Técnica Pomodoro

Francesco Cirillo era un estudiante que en su primer año de universidad se vio avasallado por todo lo que tenía que estudiar. A diferencia del instituto donde los exámenes eran por temas se encontró que en la universidad los exámenes eran por asignatura.

 

En un intento por organizarse cogió un reloj con forma de tomate de la cocina de su casa y lo ajustó primero para que sonase a los 25 minutos y luego lo ajustaba para que sonase a los cinco minutos.

 

Es otra técnica similar a la anterior que nos permite organizar de una forma muy efectiva nuestro tiempo alternando periodos de máxima concentración con periodos de descanso.

 

Consiste en trabajar durante un intervalo de tiempo, hacer un pequeño descanso y volver a trabajar. Generalmente con esta técnica se programan intervalos alternos de 25 minutos de máxima concentración y 5 minutos de descanso.

 

Después de 4 bloques de trabajo con sus respectivos descansos, lo que supone 100 minutos de concentración máxima, se toma un descanso más largo.

 

Los beneficios de la técnica pomodoro provienen de los descansos que permiten que tu mente se relaje para poder volver a rendir al máximo.

 

Hoy en día existen aplicaciones para el móvil que permiten esta funcionalidad.

 

¿Cómo ser más productivos?

La mayoría de las estrategias de productividad se enfocan en la eficiencia a corto plazo cómo administrar su lista de tareas de manera efectiva, cómo hacer más cada mañana, cómo acortar sus reuniones semanales, etc. Todas estas son ideas razonables pero no tenemos que perder de vista una estrategia de productividad a medio y largo plazo.

 

Tenemos que ser conscientes de que hay ciertas decisiones estratégicas que debemos tomar si queremos maximizar nuestra productividad a largo plazo, incluso hay veces que debemos sacrificar nuestra estrategia a corto plazo en pro de la estrategia a largo plazo.

 

Ya hemos visto a lo largo de este artículo en que consiste la productividad y porque es beneficiosa. También hemos visto algunas técnicas y métodos para gestionar nuestro tiempo de una forma más productiva.

 

A continuación vamos a revisar algunos consejos para que nuestros días sean más productivos.

 

Ten una rutina

Contar con una rutina diaria para organizar nuestro día desde que nos levantamos hasta que nos vamos a dormir nos permite desarrollar acciones de mayor calidad.

 

Las rutinas preparan nuestro cuerpo y nuestra mente para lo que viene a continuación por lo que podemos dedicar mayor atención a lo que estamos haciendo. Las rutinas son un conjunto de hábitos que vamos encadenando, cada hábito le da paso al siguiente.

 

Mi rutina diaria comienza la noche anterior, cuando preparo la lista de mis tareas importantes para el día siguiente, con este sencillo hábito que no me lleva más de diez minutos al día, me sirve para reflexionar sobre lo que voy a hacer al día siguiente y me ahorra mucho tiempo.

 

Ya por la mañana me levanto con suficiente tiempo para meditar antes de despertar a los niños. Algunas personas, aprovechan después de la meditación para leer y hacer ejercicio. Si te interesa tener una rutina productiva te recomiendo que leas los libros «El Club de las Cinco de la Mañana» y «Mañanas Milagrosas».

 

A continuación desayuno y me voy a la oficina donde reviso mi lista de tareas importantes para el día.

 

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Cuando termino con las tareas importantes ya reviso el correo electrónico y me pongo con las tareas menos importantes.

 

Por la tarde me gusta hacer ejercicio, leer un rato y preparar mi lista de tareas para el día siguiente.. Después de cenar me doy una ducha y ya me voy a la cama.

 

Administra tu energía

Mi rutina diaria la organizo en base a mi energía, a determinadas horas me siento con más fuerzas para hacer según que tareas. Seguro que a tí, querido lector, te pasa lo mismo.

 

En mi caso, por ejemplo, me cuesta mucho hacer ejercicio por la mañana, no me siento con la misma energía que por las tardes.

 

Por otra parte, me gusta aprovechar las mañanas al máximo para hacer mis tareas importantes ya que mentalmente estoy más descansado y energético.

 

No te distraigas

Cuando te pongas a trabajar en tus tareas importantes quita el sonido al teléfono móvil y cierra el e-mail.

 

Es increíble como nos distrae cada notificación que recibimos en nuestro teléfono.

 

Organiza tu tiempo combinando algunas de las técnicas que hemos aprendido más arriba y no te distraigas, pon toda tu atención en lo que estás haciendo.

 

Organiza tu día, tu semana, tu mes y tu año

El Full Focus Planner de Michael Hyatt cuenta con un sistema demostrado que funciona formado por los siguientes bloques:

 

  • Resumen de objetivos
  • Trimestre en curso
  • Plantilla “La semana ideal”
  • Planificador de rituales diarios
  • Planificador de tus 3 objetivos principales de la semana
  • Planificador de tareas diarias
  • Revisión semanal
  • Optimizador de fines de semana
  • Revisión trimestral

 

Y son una muy buena forma de organizarnos, no voy a desarrollarlo ya que he encontrado una web en la que está muy bien explicado. Sin embargo no puedo dejar de insistir en la importancia de planificar nuestras tareas con antelación y después comprobar si hemos sido capaces de cumplir con las tareas que nos habíamos propuesto.

 

Respira bien

Las dos primeras cosas que debemos aprender al meditar es la postura correcta y prestar atención a nuestra respiración. Hoy no vengo a hablarte de meditación, sin embargo es muy importante interiorizar la importancia de una correcta respiración.

 

Si no te sientas en la postura correcta sufrirás dolores de cervicales y lumbares, además si te sientas encorvado, tu diafragma presionará la parte inferior de tus pulmones y dificultará tu capacidad para respirar fácil y profundamente.

 

Una correcta postura te permite respirar mejor y oxigenar mejor el cerebro siendo un importante beneficio tanto para tu salud como para tu productividad.

 

Conclusiones

A lo largo de este artículo hemos visto que la productividad y gestión del tiempo van íntimamente ligadas, sin embargo es fundamental tener en cuenta que existen otros factores determinantes a la hora de aumentar nuestra producción.

 

También hemos visto la importancia de contar con una correcta planificación para lo que podemos hacer uso de diversas herramientas que nos ayudarán tanto en la gestión de nuestro tiempo como en la organización de nuestras tareas.

Sobre el autor

Santiago Vitola, emprendedor en serie, empresario y mentor de emprededores. Presidente y director general de N+E Business School (http://negociosyestrategia.com), presidente de FEPED (Foro de emprendedores y profesionales en las economías digitales, https://feped.org) y director general de EconomiaNews.es