¿Cómo organizar una reunión de Negocios?

Los empresarios, directivos y emprendedores pierden muchas horas de su jornada laboral en realizar reuniones de todo tipo, tanto para explorar nuevas oportunidades de negocio como para organizar sus equipos de trabajo. Cuando hablamos sobre cómo organizar una reunión de negocios nos estamos refiriendo a asambleas, juntas, congresos, conferencias, comités, agrupaciones o cualquier otro tipo de convocatoria.

 

A la hora de organizar una reunión de negocios es fundamental determinar cuáles son los objetivos a lograr, quienes son las personas que van asistir y quien va a dirigir la reunión.

 

Es de vital importancia que todos los asistentes a la reunión se preparen el tema de la misma por lo que deberemos comunicar el orden del día así cómo facilitar la información complementaria con la suficiente antelación.

 

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Por su parte, la persona que vaya a dirigir la reunión deberá establecer un turno de palabra así como un tiempo de intervención, evitando en todo caso que el tema se desvíe del acordado previamente.

 

¿Cómo organizar una reunión de negocios?

Una reunión, ya sea para explorar nuevas oportunidades de negocio o para organizar a tu equipo de trabajo debe tener un objetivo y una planificación previa, a lo largo de este artículo veremos algunos consejos para que tus reuniones de negocio sean un éxito. En tus reuniones, ¿acostumbras a enviar previamente un orden del día?

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Después de pasarme más de 15 años en el que he hecho ciento de reuniones de todo tipo, unas organizadas por mi, otras organizadas por otros me he dado cuenta de lo fundamental es que exista un programa de la reunión, que a estas asistan solo las personas con poder de decisión y sobre todo, que sean reuniones breves.

 

No debemos olvidar que las reuniones roban mucho tiempo, por lo que en la medida de lo posible debemos evitarlas implementando herramientas de participación como foros, Slack…

 

Tipos de reuniones

Existen muchos tipos de reuniones, podemos encontrar reuniones más informales improvisadas en la mesa de los compañeros hasta reuniones estrictamente protocolares donde no se deja nada al azar, con el orden de intervención y los tiempos controlados.

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Las reuniones informales improvisadas no requieren de ningún orden del día aunque suelen girar sobre un tema concreto, acostumbran a ser reuniones rápidas de donde surgen algunas tareas menores de fácil ejecución.

 

Por su parte, las reuniones planificadas acostumbran y es necesario que cuenten con un orden del día, lo ideal es que los participantes lleven el tema preparado y la documentación necesaria para poder tomar decisiones de una forma más eficiente.

 

Determinar el tema de la reunión

Toda reunión que se convoque debe contar con un objetivo concreto, bajo ningún concepto se debe realizar la citación sin previamente haber definido que se pretende conseguir.

 

Podemos clasificar los objetivos en los siguientes grupos:

  • Informar de un tema relevante que concierne a todos los trabajadores o una parte de la empresa.
  • Reunir, ampliar y estudiar información estratégica importante.
  • Alcanzar acuerdos relevantes.
  • Generar nuevas ideas.

 

¿Cuánto tiene que durar una reunión?

Lo cierto es que no existe un tiempo determinado para las reuniones, las hay más largas y más cortas, todo depende del tema a tratar y de los participantes. Sin embargo puedo decirte que cuanto más breve sea la reunión mejor.

 

Es preferible acotar los temas y las personas que van a participar en la reunión, si fuese necesario es conveniente hacer más reuniones cortas que reuniones inacabables. En cada tema que se vaya a tratar solo tienen que estar las personas imprescindibles.

 

¿Se deben usar presentaciones Power Point en las reuniones?

Honestamente, me resultan soporíferas las reuniones apoyadas con presentaciones, considero que si alguien las necesita es que no conoce el tema lo suficiente. Esto no quiere decir que posteriormente a la reunión no se pueda enviar una presentación o un word para ordenar toda la información aportada en la reunión.

 

Tampoco olvidemos aportar la información necesaria previamente a la reunión para que sea más fácil hacer seguimiento y los participantes se puedan preparar el tema conforme a los objetivos establecidos.

 

Como quiera que sea, las reuniones tienen que ser breves y amenas para que todos los participantes se pongan a trabajar en lo acordado en cuanto se termine la reunión. Si el encuentro se hace pesado los participantes desconectarán y no se enterarán de los puntos acordados.

 

¿Quién debe asistir a la reunión?

En las empresas es habitual hacer reuniones en las que participan uno o más departamentos al completo, pero no siempre es necesario que todos los miembros de un departamento se encuentren en la reunión, por lo general es suficiente con que esté presente el responsable de dicho departamento ya que en última instancia es el que tiene el poder para tomar decisiones.

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A posteriori será suficiente con comunicar por las vías formales correspondientes las decisiones tomadas en la reunión así como las correspondientes asignaciones de tareas necesarias para la correcta ejecución. Esto no quiere decir que no se tenga en cuenta a los miembros del equipo para la toma de decisiones, se entiende que previamente el responsable del equipo a recogido las ideas e inquietudes de sus trabajadores.

 

Es aconsejable evitar la asistencia de personas que no tienen poder de decisión a las reuniones ya que les estaremos haciendo perder su tiempo y alargaremos la reunión de forma innecesaria. Otro tema muy distinto es que convoquemos a la reunión a un experto que si bien no tiene poder de decisión tiene los conocimientos necesarios para que los directivos puedan tomar mejores decisiones.

 

¿Cuándo es el mejor momento para convocar la reunión?

Si bien es cierto que no existe un horario específico en el que se deban convocar las reuniones lo cierto es que existen ciertos días que son peores como por ejemplo los lunes o los viernes, los primeros porque hay trabajo que inevitablemente se ha acumulado durante el fin de semana y el Viernes la gente ya tiene la cabeza en terminar sus tareas para irse tranquilos a casa.

 

Por su parte siempre es mejor dejar las reuniones para después de comer ya que la gente está con el estómago más pesado y son menos productivos trabajando, por lo que una reunión puede ser una buena «tarea» para esos momentos de pesadez.

 

Según algunos estudios el momento ideal para convocar una reunión es el martes a las 16.00 ya que se trata del principio de la semana que las personas están más frescas y han dispuesto del lunes y la mañana del martes para adelantar trabajo y preparar la reunión. Y tu, ¿cuándo convocas las reuniones?

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¿Cómo hacer una reunión de networking?

Ayer me estaba tomando un café con mi buen amigo Pedro y me contó que se hace ya un tiempo que se había propuesto hacer por lo menos 5 reuniones de ventas diarias, me dijo que estaba muy activo, que contactaba con personas de Linkedin y quedaba con ellas, pero sin embargo no cerraba ningún negocio. Me argumentó que el 90% de las reuniones no llevaban a ninguna parte y que por lo tanto era necesario realizar muchas reuniones.

 

Entonces le pregunté que como seleccionaba a las personas con las que quedaba, y me dijo que en realidad lo que hacía era escribir un mensaje a todas las personas de LinkedIn con las que conectaba. Sin embargo, este enfoque es incorrecto, debemos seleccionar muy bien con quien vamos a contactar y analizar que potencial tiene de ser nuestro cliente. ¿Cómo pretendes cerrar un negocio con una persona que no necesita o no le interesa nuestro producto o servicio? Y tú, ¿cómo usas Linkedin?

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Disponemos de muchas herramientas como para perder el tiempo en quedar con personas que no nos importan y con las que no vamos a cerrar ningún negocio. Con esto no quiero decir que no podamos hacer Networking del bueno. Recuerdo una época en la que asistía a muchas reuniones de Networking, pero con el tiempo dejé de asistir porque me di cuenta que la gente no quería un «win to win» lo que querían era vender y listo.

 

Espero que te haya gustado este artículo sobre cómo organizar una reunión de negocios, si conoces a alguien que le pueda interesar te ruego se lo compartas, nos harás un favor a los dos. Gracias por leerme.

Sobre el autor

Santiago Vitola, emprendedor en serie, empresario y mentor de emprededores. Presidente y director general de N+E Business School (http://negociosyestrategia.com), presidente de FEPED (Foro de emprendedores y profesionales en las economías digitales, https://feped.org) y director general de EconomiaNews.es